Бухгалтер требует чек: как командировочным доказать свой перелёт?
Обычно командировка подразумевает поездку за счёт работодателя. Оплата перелёта и жилья, деньги на другие расходы, трансфер. Иногда компания оплачивает все сразу, а иногда сам сотрудник. Тогда компания возмещает траты, если он предоставит в бухгалтерию все чеки. И это касается не только расходов на проезд и еду, но и на авиабилеты с жильём. Некоторые понимают слово «чек» буквально, но в случае с авиабилетом это вовсе не тот чек, который выдают в магазине.
Часто в комментариях нас спрашивают, как получить «чек» за оплаченный авиабилет. Мы нашли важную информацию об этом и хотим ей поделиться. Уже несколько лет существуют правила о том, какие именно документы должен предоставить сотрудник компании в бухгалтерию, чтобы его затраты были учтены.
Статья 252 Налогового Кодекса РФ гласит, что командировочные расходы должны быть документально подтверждены и оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Сотрудник прилагает проездные документы к своему командировочному отчёту – это и является подтверждением командировочных расходов.
Какие документы подтвердят расходы на авиаперелет?
Первое и самое главное – если вы покупаете электронный авиабилет через сайт/приложение турагентства или авиакомпании, он и является документом, подтверждающим факт перелёта. Чаще всего это маршрутная квитанция и посадочный талон в распечатанном виде. Если в них не хватает каких-либо реквизитов, можно приложить справку о стоимости от перевозчика или агентства, где вы покупали билет. А теперь подробнее о каждом документе.
Электронный билет
Если вы купили авиабилет онлайн через сайт или приложение, то документом, подтверждающим расходы, будет маршрутная квитанция, которая пришла пассажиру на почту. Распечатайте её, в ней указана стоимость перелёта – это важно.
Эти правила описаны в п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». Как следует из документа: «Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
Звучит сложно, но смысл простой: маршрутная квитанция вполне себе подходит для подтверждения расходов на перелёт.
Электронный посадочный талон
В авиационных правилах также есть понятие посадочного талона в электронным виде. В соответствии с изменениями, внесенными Министерством транспорта РФ от 14.01.2019 № 7 в Приказ № 134, пассажир может использовать электронный посадочный талон для перелёта.
Использование электронного посадочного талона возможно только в тех аэропортах, где есть информационная система, включающая в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующие штрихкод.
Но! Документом, подтверждающим перелёт для бухгалтерии является только посадочный талон в бумажном виде со специальной печатью авиакомпании. Даже если вы зарегистрировались на рейс по интернету, то электронный посадочный талон для подтверждения командировочных расходов надо распечатать. Это можно сделать в любом аэропорту через электронные киоски самообслуживания или на стойке регистрации.
Бумажный посадочный талон
К распечатанной маршрутной квитанции (электронному билету) нужно приложить посадочный талон, который выдают на стойке регистрации в аэропорту. Но тут внимание: подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне. Если же этого штампа нет, то подтвердите перелёт другим способом.
Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, приобретен авиабилет через агентство или через авиакомпанию. Иначе как вы попадёте в самолет?
Эти правила описаны в п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей». Как следует из документа: «При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация».
Если бумажный посадочный вы после перелёта потеряли, можно заменить его справкой с необходимой информацией для подтверждения полёта. Она выдается авиаперевозчиком или его представителем. По мнению Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, такая справка вполне может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы на перелёт.
Справка от авиакомпании
Это альтернативный документ, для обоснования командировочных расходов. Справка от авиакомпании используется в случае утери распечатанного посадочного талона, или при отсутствии в нём штампа о досмотре. Такой документ выдается авиаперевозчиком или его представителем (агентством). Мы тоже такую справку выдаём. Ищите её в разделе Заказы в личном кабинете на нашем сайте и в приложении.
Эти правила описаны в письме Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.).
Важно! Справка, выданная агентством, является достаточным подтверждением факта перелёта, только если это агентство имеет право выдавать такого рода справки от имени авиакомпании. Если выяснится, что агентство не имеет права выдавать такие справки, то тогда работодателю надо обратиться напрямую к авиакомпании.
А если кратко?
Если вы возвращаетесь из командировки и бухгалтерия требует подтверждающие перелёт документы, то вам нужен не «чек», а:
- Распечатанная маршрутная квитанция (электронный авиабилет)
- Бумажный посадочный талон с печатью авиакомпании, а если его нет, то подойдёт справка о стоимости от авиакомпании или от официального агентства, где вы покупали билет.
Больше информации тут.
